Questões de Concurso Público ITAIPU BINACIONAL 2019 para Profissional de Nível Universitário Jr - Gestão da Informação

Considera-se gestão arquivística de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à coleta, produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e disseminação de documentos, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Considera-se sistema informatizado de gestão arquivística de documentos o sistema desenvolvido para coletar (pode ser por meio de redes sociais ou outras fontes), produzir, receber, armazenar, dar acesso, destinar e disseminar documentos arquivísticos em ambiente eletrônico ou não.

O documento arquivístico não é, necessariamente, único no conjunto documental ao qual pertence, podendo existir cópias em um ou mais grupos de documentos, assim como o conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo nem sempre é único.

Os documentos arquivísticos são coletados artificialmente, mas estão ligados uns aos outros por um elo que se materializa no plano de classificação, que os contextualiza no conjunto ao qual pertencem.

O documento arquivístico deve refletir corretamente o que foi comunicado e decidido ou a ação implementada, conter os metadados necessários para documentar a ação, ser capaz de apoiar as atividades e prestar contas das atividades realizadas.

Ser capaz de gerenciar volumes para subdividir dossiês/processos, fazendo a distinção entre dossiês/processos e volumes.

Assegurar que um volume conterá somente documentos. Não é permitido que um volume contenha outro volume ou outro dossiê/processo.

Automatizar a produção de documentos por meio da exibição de formulários e modelos predefinidos pelo programa de gestão arquivística de documentos.

Prever a inserção dos metadados obrigatórios, previstos em legislação específica na devida esfera e âmbito de competência, no momento da captura de processos.

Permitir que um usuário transmita documentos a outro usuário para completar o processo de captura, caso os procedimentos dessa captura sejam distribuídos entre vários usuários.