Questões de Concurso Público UFU-MG 2016 para Assistente em Administração

No campo “Destinação Final”, é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.

No campo “Prazos de Guarda”, é registrado o tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases ativa, semiativa e inativa, respeitando-se a legislação aplicável e o valor probatório ou informativo do documento.

No campo “Observações”, são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.

No campo “Assunto”, são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição.

Vencido o prazo de guarda da Fase Corrente, o documento em Fase Intermediária, cuja destinação seja a eliminação, a IES poderá substituir o respectivo documento físico do Acervo Acadêmico por documento devidamente digitalizado.

A IES deve manter permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta todo o Acervo Acadêmico sob sua guarda.

O Acervo Acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos atuantes para fins de regulação, avaliação e supervisão.

A manutenção e guarda de Acervo Acadêmico não condizentes com os prazos de guarda, destinações finais e observações conforme definidas no art. 1o da referida Portaria poderá ser caracterizada como irregularidade administrativa, sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal.