Leia o trecho a seguir e assinale ao que segue sobre as fase...

Fases da gestão de documentos:

Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental. Esta fase abrange os seguintes elementos: – gerenciamento de fichas e formulários (produção ou eliminação); – controlar os atos normativos (produção, atualização e divulgação desses documentos: decretos, estatutos, portarias, entre outros); – aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos (relacionados à automação de arquivos); – escolher materiais (de consumo e permanente) para as tarefas arquivísticas; – selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação.

Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades. Esta fase abrange os seguintes elementos: – gerenciamento dos arquivos de 1 a e 2 a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível; – política de acesso aos documentos. 

Destinação – Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente. Para isso, deve ser feita uma avaliação correta dos documentos (por Comissão devidamente constituída).

Fonte: Arquivologia para concursos - Renato Valentini.

Gabarito: C

Falou em elaboração de normas de acesso, marca utilização de documentos sem medo. Se esse conceito fosse um jogador de futebol, seria o Neymar: cai direto.

GAB [C] AOS NÃO ASSINANTES.

#NAOAREFORMAADMINISTRATIVA.

#ESTABILIDADESIM.

A resposta é quase o que Marilena fala em seu livro:

“Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento das funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições”.

Fonte: Livro Arquivo: teoria e prática (ed 3, pág 54)

Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.

Esta fase abrange os seguintes elementos: – gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível; – política de acesso aos documentos.

GABARITO C

FASE >>>>Utilização de documentos.

Use o mnemônico PUAD. Nele, você vê as 3 fases com facilidade:

Produção

Utilização

Avaliação

Destinação

Utilização de Documentos (Segunda fase): tramitação ----> uso.

-Fases do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação);

-Expedição;

-Organização;

-Arquivamento em documentos em fase corrente e intermediária,

-Elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta);

-Recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou cientificas das instituições.

GABARITO: C.

→ Utilização (ou “Utilização e conservação”):

• Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;
• Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos métodos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos documentos);
• Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);
• Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.